Le Programme Jeunesse et Stabilisation dans les régions Centre du Mali (Ségou et Mopti) – PROJES a une durée de 48 mois. Il est financé par le Fonds Fiduciaire d’Urgence de l’Union Européenne (FFUE) et sera mis en œuvre par la GIZ InS.
L’objectif général de l’action est de favoriser la stabilisation et le relèvement socio-économique du centre du Mali, par un renforcement de l’offre et de l’accès des populations aux services de base prioritaires, par le soutien à la cohésion sociale et communautaire, ainsi que par la création de revenus et d’emplois au bénéfice des couches sociales fragilisées, en particulier des jeunes.
Dans le cadre de ses activités au Mali, notamment pour la mise en œuvre du PROJES, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement pour : Un(e) Assistant (e) Administratif (ve)
- Localisation du poste : Bamako
- Nature du contact : CDD, 12 mois avec possibilité de renouvellement
- Classification : Bande 2
Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste travaille pour le compte du Programme Jeunesse et Stabilisation dans les régions Centre du Mali (Ségou et Mopti) – PROJES financé par l’UE.
Sa responsabilité est d’assurer les fonctions secrétaire administratif (ve).
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
Attributions
- Accueil et oriente des partenaires et visiteurs ;
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants ;
- Gestion correcte du secrétariat ;
- Gérer le courrier entrant et sortant, et en organiser la distribution et le traitement ;
- Assister le directeur du PROJES, le RAF et les autres cadres dans leur travail afin d’optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation de déplacements, organisation de la communication interne, préparation de réunions, etc. ;
- Préparer et co-rédiger les notes internes, les correspondances externes et toute autre communication nécessaire pour le bon fonctionnement des activités du projet ;
- Participer au développement d’un processus de gestion des connaissances et de communication interne et externe au sein du projet ;
- Archiver physiquement et digitalement sur le réseau interne du PROJES et sur le DMS, les courriers entrant et sortant et le garder à jour conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- Contribuer à la rédaction des rapports, assurer le contrôle qualité des correspondances et rapports ;
- Collecter les informations, textes, comptes rendus, rapports d’experts produits par les partenaires nationaux et internationaux du PROJES et les classer aux endroits indiqués ;
- Bon flux de communication, notamment avec la direction du bureau GIZ et aussi avec les collaborateurs du PROJES ;
- Suivre et demander la maintenance régulière de l’équipement du bureau (papier, imprimante, etc.) ;
- Suivre les congés pour le personnel du projet et les experts, les maladies, et les déplacements ;
- Établir des plans de service des chauffeurs.
Qualifications, compétences et expérience requises
- Être détenteur/trice d’un diplôme universitaire en administration, management, secrétariat, commerce ou finances et tout diplôme similaire ;
- Disposer d’une expérience professionnelle en secrétariat de direction, management, commerce d’au moins 5 ans. L’expérience professionnelle doit être acquise de préférence dans une organisation Internationale, institution nationale, organisation non-gouvernementale internationale et/ou enfin administration étatique ; une première expérience dans la GIZ est un atout.
- Posséder une bonne maitrise des technologies de l’information et de la communication ; en particulier, il est requis la gestion parfaite du courrier électronique, ainsi que des applications informatiques telles que WORD, EXCEL et OUTLOOK. Une maitrise d’OUTLOOK (et ses spécificités de secrétariat, est indispensable pour ce poste) ;
- Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et orales en français ; la connaissance de l’anglais et de l’allemand, sont souhaitées, mais pas indispensables ;
- Bonnes capacités de communication ;
- Être capable de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;
- Excellente capacité d’analyse ;
- La rigueur, l’intégrité et l’organisation sont des qualités indispensables ;
- Être méthodique et avoir le souci du détail ;
- Être flexible en cas de besoin et adapter son temps de travail ;
- Fait preuve de réactivité et dynamisme ;
- Être organisé(e), avoir le sens des responsabilités et savoir se rendre disponible si nécessaire.
Les dossiers de candidature doivent comprendre : une lettre de motivation, un curriculum vitae, des copies certifiées conformes des diplômes et attestations, les coordonnées de trois personnes de référence.
Dépôt des dossiers : Tout dossier de candidature comportant la mention de l’intitulé complet du poste : Candidature au poste « Un(e) Assistant (e) Administratif (ve) » doit être : envoyé par mail à : recrutementmali@giz.de